Søk

Ofte stilte spørsmål

Her får du svar på de fleste spørsmål om søknadsprosessen og innrapportering av tildelte midler.

Uforutsette hendelser (f. eks. Covid-19)

Vil uforutsette hendelser påvirke stipendutdelingene?

Uforutsette hendelser vil som regel ikke påvirke tidsplanen for våre stiftelsers stipendutdelinger. Vi fortsetter å ta imot søknader som vanlig. Søknadsfristene forblir de samme og vi ber dere forholde dere til informasjonen som er tilgjengelig på den enkelte stiftelses nettside. Se våre åpne utlysninger ved å klikke her. 

Vi bemerker og forholder oss til eventuelle anbefalinger fra norske myndigheter, ref. reiserestriksjoner som ble innført under Covid-19-pandemien. 

Vi oppfordrer alle interesserte til å følge med på UNIFORs nettsider og Facebookside for annonsering av ny stipendmuligheter.

Søk om stipend hvis sjansen byr seg!

Jeg er innvilget midler, men ønsker å bruke dem til annet enn det det innledningsvis ble søkt om

Det er mulig å søke om omdisponering av midler.

En søknad om omdisponering av midler skal være kort og presis, med nødvendige henvisninger til den opprinnelige søknaden. Den skal inneholde informasjon om ønskede endringer, nye prioriteringer, samt begrunnelser for hvorfor endringene foretas. Det må også legges ved et oppdatert budsjett med oversikt over nye utgiftsposter.

Husk at søknaden må samsvare med stiftelsens formål for å fortsatt være relevant for stipendet. Sjekk stiftelsens nettside før du utformer søknaden.

Søknaden sendes enkelt til UNIFOR per e-post på unifor@unifor.no og vurderes fortløpende.

Jeg er innvilget midler, men trenger utsatt rapporteringsfrist

Du kan enkelt søke om utsatt rapporteringsfrist via Min Side på www.unifor.no. Søknader om utsatt rapporteringsfrist vurderes fortløpende.

Jeg er innvilget midler, men har fått planlagte aktivitet avlyst

Hvis det ikke er mulig å omdisponere midlene (se øverste punkt), må vi be om at stipendet tilbakebetales til stiftelsen.

Vi har forståelse for at det ikke nødvendigvis er mulig å returnere utgifter som allerede er betalt. Vi vil ikke kreve disse tilbakebetalt. Vi ber deg i så tilfelle fremlegge tilgjengelig dokumentasjon i samråd med vår administrasjon.

Jeg har et overskudd på tildelingen. Kan midlene omdisponeres / brukes til andre aktiviteter / utgifter?

Det er ikke mulig å omdisponere et overskudd på en tildeling til andre aktiviteter/utgifter. Dersom du har gjennomført din planlagte aktivitet, vurderes tildelingen som avsluttet. Overskuddet må i tråd med ditt vedtaksbrev tilbakebetales til den aktuelle stiftelsen.

Ved ønske om støtte til andre / nye aktiviteter, må det sendes en ny søknad i stiftelsens ordinære utlysning.

Søknadsprosessen

Hvordan søker jeg?
Med mindre annet er spesifisert skal alle søknader leveres elektronisk gjennom UNIFORs søknadssystem. Det er kun mulig å levere søknad til stiftelser med en åpen utlysning. For oversikt over åpne utlysninger, se under fanen «Søk støtte» øverst på siden.
Hvem kan søke?
Hvem som er søknadsberettiget varierer fra stiftelse til stiftelse. Det blir oppgitt i utlysningen til hvilket formål en stiftelse deler ut midler til, og hvem som kan søke.

Med mindre det er spesifisert at studenter kan søke vil normalt midler som er utlyst til forskning være forbeholdt PhD-kandidater, postdocs og forskere.

Hvor mye kan jeg søke om?
Med mindre det er oppgitt et maksimalt beløp for tildelinger er det ikke noen øvre grense for hvor stort beløp man kan søke om. I utlysningen blir det oppgitt hvilket beløp stiftelsen har tilgjengelig for utdeling. Det er ikke mulig å få en tildeling som er større enn dette beløpet.

En kan søke om hel eller delvis dekning av et budsjett. Hvilken del av budsjettet det søkes om å få dekket må belyses i søknaden.

Kan jeg søke mer enn en gang?

Det er i utgangspunktet kun mulig å sende inn en søknad per utlysning. De stiftelsene som tilrettelegger for at det kan sendes inn flere søknader fra samme bruker i samme utlysning, informerer om dette øverst i sitt søknadsskjema. 

Kan jeg søke støtte til avsluttede aktiviteter?

Generelt gis det ikke støtte til aktiviteter som allerede er fullført. Noen få stiftelser kan imidlertid vurdere å gi støtte til søkere selv om aktivitetene allerede er avsluttet. Dette vil klart fremgå i de relevante utlysningene.

Det er mulig å søke om støtte til aktiviteter som ikke er gjennomført ved søknadstidspunktet, men som vil være fullført før vedtak/svar på søknaden sendes.

Eventuelle utgifter før vedtak/svar må søkeren dekke selv ved et eventuelt avslag. Stiftelsene garanterer ikke støtte til alle søkere.

Når er søknadsfristen?
Søknadsfristen er ved midnatt på fristdato. Hvis søknadsfristen er 1. mars, kan du søke frem til 1. mars kl. 23:59
Søknadsfristen er i en helg/helligdag, hva da?
Søknadsfrister er faste datoer, de endres ikke i helger og helligdager.

UNIFOR anbefaler alle å være ute i god tid med sin dersom det blir aktuelt å kontakte oss. UNIFOR er tilgjengelig for veiledning og teknisk assistanse i ordinær kontortid.

Får jeg bekreftelse på at søknaden min er mottatt?

Fra og med oktober 2021 sender UNIFORs søknadssystem ut automatiske bekreftelser på mottatte søknader per e-post.

Dersom du ikke har mottatt en bekreftelse på din søknad, bør du sjekke søknadens status. Dersom statusen står som «Lagret», er den ikke mottatt. Dersom statusen står som «Sendt inn», er den mottatt.

I de tilfeller hvor søknader ikke kan sendes inn, er det som regel snakk om brannmurer som sperrer for bruken av UNIFORs søknadssystem. Vi anbefaler i slike tilfeller å prøve å sende inn søknaden via en alternativ nettleser.

Ved problemer med innsendelse av din søknad bes du kontakte UNIFOR for veiledning. UNIFOR bistår gjerne med søknadsveiledning i kontortid i hele utlysningsperioden. Vi kan imidlertid ikke garantere hjelp hvis det oppstår spørsmål tett opp mot søknadsfristen, du bør derfor søke i god tid før fristen går ut.

Innholdet i søknaden

På hvilket språk skal søknaden være?
Dersom ikke annet er spesifisert i utlysningen kan søknaden leveres på engelsk eller et skandinavisk språk.
Kan jeg ettersende vedlegg?
Alle vedlegg skal lastes opp med søknaden innen søknadsfristen. Dersom du ikke har alle vedlegg tilgjengelig når du søker kan du legge til det senere, men før søknadsfristen går ut.

Hvis du ikke mottar et obligatorisk vedlegg innen søknadsfristen, kan du forklare hvorfor vedlegget mangler i søknaden.

UNIFOR aksepterer ikke vedlegg ettersendt per e-post eller post.

Stiftelsene dekker ikke indirekte kostnader eller overhead i tildelingene sine

Stiftelsenes formål og oppretternes intensjon er å direkte støtte det spesifikke prosjektet eller tiltaket det er søkt om. Stiftelsen dekker ikke indirekte kostnader eller overhead i tildelingene sine. Dette inkluderer for eksempel administrasjonskostnader, generelle driftskostnader og andre ikke-direkte utgifter som ikke er direkte knyttet til gjennomføringen av det spesifikke prosjektet eller tiltaket.

Utbetaling av midler til arbeidsgiver
Ved å velge en oppgitt arbeidsgiver i søknadsskjemaets liste, velger man bankkontonummer til angitte institusjon. UNIFOR har hyppige utbetalinger til nevnte institusjoner og bankkontonummer legges automatisk inn i søknaden.

Velger du «Annet» vil du få opp et tomt felt. Dette feltet skal fylles inn med din arbeidsgivers kontonummer (11 sifre, ingen spesialtegn). Feltet skal ikke inneholde navn på arbeidsgiver.

«Bestillerkode», «Kostnadssted», «Prosjektnummer» er ikke aktuelle felt for alle. Ta kontakt med din økonomiavdeling og få avklart hvilken informasjon du trenger for å få utbetalt midler via din arbeidsgiver. Felt som ikke er aktuelle kan hoppes over ved å føre inn «-» eller skrive «ikke aktuelt».

Behandlingstid

Når får jeg svar på søknaden min?
Normal saksbehandlingstid er 3 til 4 måneder.

Søknader blir først sendt til faglig behandling. Deretter må stiftelsens styre fatte vedtak om utdeling. UNIFOR sender ikke ut svar før tildelingsvedtak er fattet.

Jeg har ikke fått svar på min søknad, hvorfor?
Alle søknader blir besvart. Dersom du ikke har fått svar på din søknad innen 3 til 4 måneder er søknaden fortsatt til behandling.

Ved utstedt vedtaksbrev vil du bli informert per e-post. Vedtaksbrevet finner du etter innlogging på Min side.

Sjekk søppelposten din for e-post fra unifor@unifor.no. Logg deg gjerne inn på Min side for å sjekke søknadens status.

Rapportering

Hva er en rapport?
En rapport er en økonomisk redegjørelse for hvordan tildelte midler har blitt benyttet. Alle midler må være benyttet i henhold til søknad, og eventuelle godkjente omdisponeringer. Midler som ikke er benyttet i henhold til søknad eller godkjent omdisponering skal betales tilbake til stiftelsen.
Hva skal en rapport inneholde?

Søker må redegjøre for hvordan tildelte midler har blitt benyttet og legge ved bilag som dokumentasjon. Bilagene som dokumenterer utgiftene skal legges i samme rekkefølge som rapporteringsbeløpene. Har søker fått midler utbetalt til sin arbeidsgiver skal det legges ved kopi av hovedbokrapport som viser bruk av midlene. Søkere som har fått midler utbetalt til privat kontonummer må legge ved kopi av originalbilag.

Skattefritt eller skattepliktig?
Stipend skal gå til dekning av merutgifter (f.eks. driftskostnader og/eller reiseutgifter) for å være skattefrie. Selv om du har benyttet diettsatser i  budsjettet, må du i rapporteringen dokumentere alle utgifter med kvitteringer. Dette for å unngå overskudd på stipendet og dermed skatteplikt.

Stipend til dekning av generelt livsopphold anses som lønn og er skattepliktig. Det vil si at du må betale skatt av slike tildelinger. Maksimalt tildelingsbeløp ved dekking av livsopphold er normalt satt til kr. 80 000 pr. tildeling, men enkelte stiftelser kan ha andre tildelingsbeløp. Se utlysningsteksten for stiftelsen du søker på.

Hvis du ikke har benyttet alle midlene i henhold til søknaden og ikke kan dokumentere alle utgiftene, skal «overskuddet» tilbakebetales. Hvis de tildelte midlene ikke brukes i henhold til formålet, eller hvis du ikke leverer en tilstrekkelig økonomisk rapport, skal midlene tilbakebetales til {fundname}.

Hva er merutgifter og hva er generelt livsopphold?

Utgifter som faller inn under generelt livsopphold er kostnader som vanligvis dekkes av lønn. Dette kan f. eks. være husleie, avdrag til boliglån, barnehagegebyr, daglige matutgifter osv. Tildelinger til å dekke slike utgifter vil anses som en form for lønn og medfører skatteplikt. De fleste av UNIFORs stiftelser gir ikke stipend til dekke av generelt livsopphold. 

Merutgifter er kostnader utover generelt livsopphold, altså utgifter som vanligvis ikke dekkes av lønn. Dette kan f. eks. være innkjøp av utstyr, bøker utgifter ifm. reise (flybilletter, hotellutgifter, leie av midlertidig bolig, kost, konferansegebyr, visumkostnader, forsikringer, osv), m.m. Tildelinger til å dekke slike utgifter vil kunne fritas for skatt, så fremt kvitteringer for hele det tildelte beløpet fremlegges i ditt rapporteringskrav. De fleste av UNIFORs stiftelser gir skattefrie stipender. 

Det var ikke mulig å få kvittering for alle utleggene mine, hva gjør jeg da?
UNIFOR er klar over at det ikke alltid er like lett å skaffe kvittering for et utlegg dersom man reiser til land uten utstrakt bruk av elektroniske betalingsløsninger. Har du ikke kvittering for alle varer og tjenester du har kjøpt skal det redegjøres for hvorfor i rapporten.
Kan jeg legge ved kontoutskrift?
Det er i utgangspunktet ikke tilstrekkelig med kun kontoutskrift. Det skal følge med et bilag som viser beskrivelse av kjøpet og tidspunkt for transaksjonen. Har du mottatt faktura kan du legge ved bankutskrift for å vise at fakturaen er betalt. Det er også mulig å be om kvittering fra fakturautsteder.

Det er ikke nødvendig å legge ved kontoutskrift dersom det finnes et bilag for en transaksjon.

Jeg ønsker å endre rapporteringsfristen, hvordan går jeg frem?
Rapporteringsfrist settes automatisk 6 måneder etter at søker får svar. Unntakene er Anders Jahres fond, Nansenfondene og UNIFOR-FRIMED, hvor rapporteringsfristen er samme dato som neste søknadsfrist. Søker kan selv be om ny rapporteringsfrist gjennom Min Side. For at ny frist skal bli godkjent må søker redegjøre for når midlene planlegges å være benyttet.
Jeg ønsker at en annen i mitt prosjekt skal levere rapport i søknadssystemet

Søknader fremmes fra brukerkontoer som er koblet til MinID. Du som søker er derfor i utgangspunktet personlig ansvarlig for å innrapportere om bruk av eventuelle tildelte midler i UNIFORs søknadssystem. Det er for øvrig mulig å tilrettelegge for at en annen registrert bruker kan gis tilgang til din rapporteringsoppgave i systemet. Den som fremmet søknaden på vegne av et prosjekt eller en gruppe, kan ta kontakt med UNIFOR for bistand til å overføre rapportingsoppgaven til en annen person i søkergruppen.

Jeg har et overskudd på tildelingen. Kan midlene omdisponeres / brukes til andre aktiviteter / utgifter?

Det er ikke mulig å omdisponere et overskudd på en tildeling til andre aktiviteter/utgifter. Overskudd må i tråd med ditt vedtaksbrev tilbakebetales til den aktuelle stiftelsen.

Ved ønske om støtte til andre / nye aktiviteter, må det sendes en ny søknad i stiftelsens ordinære utlysning.

Translate »