Hvem som kan søke varierer fra stiftelse til stiftelse. Krav til søkergruppe fremgår av den enkelte utlysningen. Noen ordninger er f. eks. åpne for studenter, mens andre er rettet mot for eksempel PhD-kandidater, postdoktorer eller forskere.

Maksimalt søknadsbeløp fremgår av utlysningen. Du kan normalt søke om hel eller delvis finansiering, men ikke om et høyere beløp enn det som er oppgitt som ramme for ordningen.

Som hovedregel kan du kun sende inn én søknad per utlysning. Dersom flere søknader er tillatt, vil dette fremgå tydelig av utlysningen og søknadsskjemaet.

Som hovedregel gis det ikke støtte til aktiviteter som allerede er avsluttet eller gjennomført. Bakgrunnen er at tiltaket da anses å være realisert uten behov for støtte fra stiftelsen.

Noen få stiftelser kan gjøre unntak fra dette. Dersom det er mulig å søke støtte til allerede påløpte kostnader, vil dette fremgå tydelig av utlysningen. Eventuelle kostnader som påløper før vedtak er fattet skjer alltid på eget ansvar.

Søknadsfristen er kl. 23:59 på oppgitt dato, også når fristen faller på helger eller helligdager. Søknadsportalen stenger automatisk ved fristens utløp.

Nei. Av hensyn til likebehandling og en rettferdig søknadsprosess er søknadsfristene absolutte. Det gis derfor ingen unntak.

Ja. Du mottar automatisk en bekreftelse på e-post etter innsending. Du kan også følge statusen på søknaden under «Min side».

Statusforklaringer:

• Lagret = Søknaden er ikke sendt inn
• Sendt inn = Søknaden er mottatt av UNIFOR

Dersom ikke annet er oppgitt i utlysningen, kan søknaden skrives på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Ja. Du kan redigere søknaden helt frem til søknadsfristen. Etter at fristen har gått ut er det ikke mulig å gjøre endringer.

Alle vedlegg må lastes opp i søknadsportalen før fristen. Du kan legge til eller bytte ut vedlegg frem til portalen stenger.

Vedlegg som sendes per e-post eller etter søknadsfristen behandles ikke.

Krav til vedlegg fremgår av den enkelte utlysningen. Eksempler på vedlegg kan være:

• prosjektbeskrivelse
• budsjett
• CV
• faglig anbefaling
• opptaksbrev ved studier eller utveksling
• dokumentasjon fra arbeidsgiver eller institusjon

Du må forsøke å laste opp vedlegget før søknadsfristen. Dersom dokumentasjonen er forsinket fra en tredjepart, for eksempel et opptaksbrev eller en bekreftelse fra institusjon, ber vi deg opplyse kort om dette i kommentarfeltet i søknaden.

Alle vedlegg må lastes opp som PDF-filer.

Systemet godtar ikke:

• passordbeskyttede filer
• låste dokumenter
• krypterte eller elektronisk signerte PDF-filer som ikke kan åpnes

Tips: Gratis PDF-verktøy kan brukes for å konvertere, samle eller låse opp filer før opplasting.

Budsjettet skal vise hva du søker støtte til og gi en realistisk oversikt over forventede kostnader en tildeling er ment å dekke.

Budsjettet inngår i stiftelsens vurdering av både prosjektets gjennomførbarhet og hvordan midlene skal brukes.

Støtte fra stiftelser administrert av UNIFOR utbetales enten:

• til arbeidsgiver eller institusjon
• til privat konto, dersom dette er tillatt i den aktuelle utlysningen

Hvordan midlene utbetales fremgår alltid av vedtaksbrevet.

Dersom du har valgt arbeidsgiver eller institusjon i søknadsskjemaet, utbetales midlene til institusjonen og ikke til din private konto.

Arbeidsgiver eller institusjon må normalt sende faktura til UNIFOR før utbetaling kan gjennomføres. Fakturaopplysninger og praktisk informasjon fremgår av vedtaksbrevet.

Mange institusjoner krever også interne referanser i forbindelse med fakturering og mottak av midlene, for eksempel:

• kostnadssted
• prosjektkode
• ansvarsenhet

Disse opplysningene må innhentes fra økonomiavdelingen eller administrasjonen ved din institusjon. UNIFOR har ikke tilgang til denne informasjonen.

Dersom institusjonen ikke ligger inne i søknadsskjemaet, kan du velge «Annet» og registrere institusjonens kontonummer manuelt.

Kontonummer må oppgis som et gyldig norsk kontonummer på 11 siffer. Ikke skriv navn eller annen tekst i kontonummerfeltet.

Ja, i enkelte ordninger er dette mulig. Dette gjelder særlig skattefrie stipender til dekning av merutgifter, for eksempel:

• reisestipender
• oppholdsutgifter
• prosjektkostnader uten lønnskomponent
• støtte uten tilknytning til arbeidsgiver eller institusjon

Dersom utbetaling til privat konto er aktuelt, vil dette fremgå av vedtaksbrevet.

Vi anbefaler også at du gjør deg kjent med UNIFORs oversikt over skatteregler for stipend.

Ved utbetaling til privat konto skjer utbetalingen normalt innen 1 til 2 uker etter at vedtaksbrevet er sendt ut.

Ved utbetaling via arbeidsgiver eller institusjon avhenger tidspunktet blant annet av når korrekt faktura er sendt til UNIFOR og mottakerinstitusjonens egne rutiner.

Informasjon om utbetalingstidspunkt og praktisk gjennomføring fremgår alltid av vedtaksbrevet.

Normal behandlingstid er 3 til 4 måneder etter søknadsfristen. Enkelte stiftelser kan ha lengre behandlingstid, for eksempel ved bruk av fagfellevurdering eller ved et høyt antall søknader.

Søknadsbehandlingen består normalt av to steg:

1. Faglig vurdering
   
   Søknaden vurderes opp mot stiftelsens formål, kriterier og faglige kvalitet.

    

2. Styrebehandling
   
   Stiftelsens styre fatter endelig vedtak om tildeling eller avslag.

UNIFOR bruker ikke kunstig intelligens til å lese og vurdere søknader. Søknadstekster, prosjektbeskrivelser, CV-er og vedlegg skal ikke legges inn i KI-verktøy.

Alle søknader behandles av mennesker, enten av fagkomiteer eller stiftelsenes styrer, basert på faglig skjønn og gjeldende vedtekter og retningslinjer.

KI kan i enkelte sammenhenger brukes som støtteverktøy i arbeid som ikke involverer søknader eller søkere, for eksempel ved arbeid med maler, struktur eller generelle tekster. Slik bruk skjer uten at informasjon fra søknader eller konkrete prosjekter benyttes.

UNIFOR har interne retningslinjer for bruk av kunstig intelligens for å sikre personvern, konfidensialitet og tillit til søknadsbehandlingen.

Du mottar varsel på e-post når vedtaket er klart. Selve svaret tilgjengeliggjøres på «Min side» i søknadsportalen.

Logg inn i søknadsportalen

Som hovedregel gis det ikke individuell begrunnelse ved avslag. Dette skyldes det store antallet søknader og hensynet til likebehandling av søkerne.

Rapporten skal sendes inn senest 30 dager etter at midlene er brukt opp i sin helhet.

Endelig rapporteringsfrist fremgår av vedtaksbrevet, og settes normalt til ett år etter søknadsfristen.

Dersom du trenger mer tid, kan du søke om utsettelse via «Min side».

Rapportering skjer digitalt i søknadsportalen.

Logg inn i søknadsportalen

Rapportoppgaven finner du under «Utestående rapporter».

Rapporten skal vise:

• hvordan midlene er brukt
• eventuelle avvik fra opprinnelig budsjett
• eventuelle endringer som er godkjent på forhånd
• nødvendig dokumentasjon og bilag

Nei. Systemet godtar ikke låste, krypterte eller elektronisk signerte PDF-filer som ikke kan åpnes. Alle dokumenter må lastes opp som vanlige PDF-filer.

Rapportering er en forutsetning for å motta støtte fra stiftelser administrert av UNIFOR. Dersom rapport ikke leveres innen fristen, eller dokumentasjonen er vesentlig mangelfull, kan dette få konsekvenser.

Manglende rapportering kan blant annet føre til:

• krav om tilbakebetaling av hele eller deler av tildelingen
• at nye søknader ikke behandles før rapportering er på plass
• utestengelse fra fremtidige utlysninger eller støtteordninger

UNIFOR følger stiftelsenes rapporteringskrav strengt. Dette er viktig både av hensyn til stiftelsenes vedtekter, revisjon og ansvarlig forvaltning av midlene.

Dersom prosjektet blir forsinket, endret eller ikke kan gjennomføres som planlagt, må du kontakte UNIFOR så tidlig som mulig. Midlene skal som hovedregel brukes i tråd med formålet, budsjettet og planen som lå til grunn for tildelingen.

Du kan blant annet søke om:

• utsettelse av rapporteringsfristen
• forlengelse av prosjektperioden
• omdisponering av deler av midlene
• andre nødvendige justeringer i prosjektet

Forespørselen bør inneholde:

• en kort forklaring på hva som er endret
• årsaken til forsinkelsen eller endringen
• oppdatert plan eller tidslinje dersom det er relevant
• informasjon om hvordan midlene ønskes brukt videre

Vesentlige endringer må normalt godkjennes før midlene brukes på en annen måte enn det som opprinnelig ble innvilget støtte til.

Forespørsler kan sendes via «Min side» eller til unifor@unifor.no.

Stipend vil normalt være skattepliktig dersom midlene brukes til å dekke ordinære levekostnader eller fungerer som erstatning for lønn eller annen inntekt.

Dette kan for eksempel være:

• husleie
• strøm og øvrige boutgifter
• mat og daglige levekostnader
• ordinær privat transport

Dersom midlene ikke dokumenteres brukt til skattefrie merutgifter, kan hele eller deler av stipendet bli vurdert som skattepliktig inntekt.

Les mer i UNIFORs veiledning om skatteregler for stipend.

Ved utbetaling via arbeidsgiver eller institusjon er det normalt arbeidsgiver som vurderer hvilke deler av stipendet som eventuelt er skattepliktige. Skattepliktig del innrapporteres da som lønn eller ytelse etter gjeldende regler.

Ved utbetaling til privat konto er mottaker selv ansvarlig for:

• å oppbevare dokumentasjon
• å kunne redegjøre for hvordan midlene er brukt
• eventuell rapportering eller oppfølging overfor Skatteetaten

Les mer i UNIFORs veiledning om skatteregler for stipend.

For å dokumentere at midlene er brukt i tråd med formålet og eventuelt kan behandles som skattefrie, må rapporten inneholde relevant dokumentasjon.

Ved utbetaling via arbeidsgiver eller institusjon:

• hovedbokrapport
• SAP-, Agresso- eller tilsvarende regnskapsrapport
• prosjektregnskap eller annen spesifisert oversikt

Ved utbetaling til privat konto:

• spesifisert regnskap eller kostnadsoversikt
• kopi av kvitteringer, fakturaer eller bilag

Kontoutskrift alene er normalt ikke tilstrekkelig dokumentasjon.

Les mer i UNIFORs veiledning om skatteregler for stipend.

Diettsatser eller andre standardsatser kan brukes som grunnlag i budsjett og planlegging. Ved rapportering må faktiske kostnader likevel kunne dokumenteres dersom stipendet skal behandles som skattefritt.

Dersom det utbetales mer enn de reelle, dokumenterte kostnadene, kan overskytende beløp bli vurdert som skattepliktig.

Intern veiledning:

• UNIFORs samlede veiledning om skatteregler for stipend

Ekstern informasjon:

• Skatteetatens veiledning om stipend og skatt

UNIFOR gir ikke individuell skatterådgivning. Informasjonen over er generell og må ikke anses som bindende skatteveiledning. Ved spørsmål om egen skattemessig situasjon anbefaler vi at du kontakter Skatteetaten eller annen rådgiver.

Forespørsel kan sendes via «Min side» eller til unifor@unifor.no.

Har du spørsmål før du sender inn forespørselen, er du velkommen til å kontakte oss.

Ja. Dersom prosjektet eller aktiviteten er forsinket, kan du søke om utsatt rapporteringsfrist via «Min side».

Oppgi kort:

• hvorfor prosjektet er forsinket
• når aktiviteten forventes gjennomført
• når midlene forventes brukt opp

Logg inn i søknadsportalen

Nei. Dersom aktiviteten ikke gjennomføres og midlene ikke kan brukes i tråd med formålet og vedtaket, skal ubrukte midler tilbakebetales til stiftelsen.

Dette gjelder som hovedregel for alle stiftelser administrert av UNIFOR.

Nei. Ubrukte midler skal tilbakebetales og kan ikke benyttes til andre eller nye aktiviteter uten godkjent omdisponering.

Dersom den opprinnelige aktiviteten er avsluttet, kan resterende midler ikke overføres til nye formål eller prosjekter.

Dersom du mangler enkelte kvitteringer eller bilag, må dette forklares i rapporten. Legg ved alternativ dokumentasjon der det er mulig, for eksempel:

• bankutskrift
• ordrebekreftelse
• bekreftelse fra leverandør
• annen dokumentasjon som viser hva kostnaden gjelder

Alle kostnader må kunne redegjøres for på en oversiktlig måte.

Dersom du skal tilbakebetale ubrukte midler, kan du logge inn på «Min side» og åpne rapportoppgaven for å hente nødvendig betalingsinformasjon.

Dette innebærer ikke at rapporten må sendes inn samtidig.

I rapportoppgaven finner du:

• kontonummer
• beløp som skal tilbakebetales
• riktig betalingsreferanse eller merknad

Når tilbakebetalingen er mottatt og registrert hos UNIFOR:

• fjernes rapportkravet
• tildelingen markeres som avsluttet i systemet
• du mottar automatisk bekreftelse på e-post

Ved spørsmål kan du kontakte unifor@unifor.no.

Vanlige årsaker kan være:

• feil eller utdatert informasjon i ID-porten
• problemer med BankID eller annen innloggingsmetode
• midlertidige tekniske problemer hos ID-porten

Forsøk gjerne:

• å logge inn på nytt etter litt tid
• å oppdatere BankID-appen
• å bytte nettleser eller enhet

Dersom problemet vedvarer, kan du kontakte unifor@unifor.no. 

Nei. Status «Lagret» betyr at søknaden ikke er sendt inn.

For at søknaden skal være mottatt innen fristen må status være «Sendt inn».

Vi anbefaler at du kontrollerer status i god tid før søknadsfristen.

Vanlige årsaker er:

• feil filtype
• for stor fil
• låst eller kryptert PDF-fil

Alle vedlegg må lastes opp som vanlige PDF-filer.

Forsøk gjerne å:

• lagre dokumentet på nytt som PDF uten passord eller kryptering
• redusere filstørrelsen
• samle flere sider i én PDF-fil

Forsøk først følgende:

1. Bytt nettleser, gjerne til nyeste versjon av Chrome
2. Tøm nettleserens hurtigminne (cache)
3. Deaktiver popup-blokkering
4. Kontroller om jobbnettverk eller brannmur blokkerer siden

Dersom problemet fortsatt ikke løses, kan du kontakte unifor@unifor.no